Papierowa wieża to twój największy koszmar? Przejmij kontrolę nad dokumentami!

MATERIAŁY PARTNERA. Symbolem pracy biurowej wcale nie są – jak może wskazywać nazwa – biurka czy komputery. Nie są to nawet długopisy, segregatory czy kolorowe karteczki z datami zakończeń poszczególnych projektów. Najbardziej rozpoznawalnym elementem każdego biura jest piętrzący się stos papierów, który z każdym powiewem wiatru bądź klimatyzacji delikatnie przechyla się to w prawo, to w lewo. Choć stos wydaje się nieszkodliwy, w końcu nadchodzi czas, gdy należy odnaleźć jeden z dokumentów ukrytych na którymś z pięter papierowego giganta. Wtedy zaczynają się kolejno: problemy, stres i nerwy. Tymczasem wszystkiego dało się uniknąć wraz z pierwszym dokumentem położonym na biurku! Istnieje kilka miejsc, w których warto zawsze mieć porządek – własne stanowisko jest jednym z nich. Organizacja dokumentów może wydawać się mało ekscytującym zadaniem, jednak jest czynnością niezwykle ważną. Warto wiedzieć, jak powinna przebiegać, by w przyszłości uniknąć zjawiska papierowej wieży na swoim biurku.

Kilka kroków ku lepszej organizacji dokumentów

W celu zrobienia porządków w dokumentach, pierwszym krokiem jest posegregowanie ich względem tematyki, priorytetu czy daty otrzymania. Może okazać się, że większa część zalegających dokumentów jest przestarzała i już dawno nie jest potrzebna. Pomocnymi gadżetami podczas organizacji papierów mogą stać się teczki i foldery, kartonowe pudełka przeznaczone do archiwizacji, a także wszelkie elementy do etykietowania zebranych do ładu dokumentów – poleca się zakupić je dopiero po wstępnej segregacji dokumentów. Gdy wszystkie dokumenty są podzielone według kategorii, należy włożyć je do teczek bądź umieścić w segregatorach. Najlepiej jest robić to w kolejności od najstarszych do najnowszych, dzięki czemu unikniesz zbędnego chaosu w segregatorach, tym samym skracając czas poszukiwania umów czy ważnych dokumentów. W przestrzeni biurowej doskonale sprawdzą się metalowe szafy kartotekowe – na ich półkach można poukładać wszelkiego rodzaju teczki, klasery czy segregatory, tym samym chroniąc je przed uszkodzeniem. Tego rodzaju meble cieszą się popularnością zwłaszcza w pomieszczeniach przechowujących różnego rodzaju archiwa. Wielowymiarowe szafy kartotekowe można zakupić między innymi w Cezas Glob. Dystrybutor mebli biurowych oferuje dostosowanie modeli stricte do preferencji zamawiającego. Klient decyduje o wymiarach szafy, jej kolorze, a także udogodnieniach takich jak prowadnice boczne czy specjalne blokady umożliwiające otwarcie tylko jednej szuflady naraz. Więcej informacji o produktach sprzedawcy znajduje się w zakładce cezasglob.pl/szafy-kartotekowe/. Ponadto firma oferuje dowóz na terenie całego kraju, dzięki czemu zainteresowany jest w stanie szybko i wygodnie otrzymać swój produkt.

Złota zasada organizacji – odkładaj i dokładaj na bieżąco

Papiery na naszym biurku nie rosną w siłę samoistnie. Większość stert jest dowodem naszego braku organizacji czy czasu. Aby porządek w dokumentach był normą, warto przestrzegać kilku istotnych zasad – a właściwie dwóch. Pierwsza z nich dotyczy regularnego odkładania dokumentów na przeznaczone dla nich miejsce. Im dłużej trzymamy coś na swoim biurku, tym mniejsze są szanse na to, że zostanie to przez nas odłożone na miejsce. Druga zasada dotyczy dokładania papierów na bieżąco. Dzięki wyrobieniu w sobie nawyku właściwego rozporządzania dokumentacją, już nigdy nie doświadczymy chaosu organizacyjnego. Kultura i organizacja pracy to sprawa wielkiej wagi; warto przestrzegać zasad, dzięki którym będziemy w stanie podnosić efektywność naszego funkcjonowania.